A quoi ressemble le métier d'assistant de gestion de projet ?

De nombreux points de vue, les assistants de gestion de projet sont témoins de la réussite d'un projet, en aidant les chefs de projet dans leurs tâches. Dans certains cas, ils sont titulaires d’un bts assistant de gestion pme pmi et assument grandement la responsabilité des tâches administratives. Zoom sur quelques points forts du métier.

Travailler comme l’adjoint du chef de projet

L’assistant de gestion de projet est son bras droit, il l’assiste dans toutes ses tâches. Il doit pouvoir entrer en contact avec lui lorsqu’il le faut ; la communication en temps opportun est vitale pour la gestion de projet.

Savoir où s’arrêtent les tâches du chef de projet et où commencent celles de l’assistant

Cela permet à l’assistant de s’éviter des malentendus avec son chef, mais aussi avec les autres membres de l'équipe de projet. De plus, l’assistant doit savoir jusqu’où ses pouvoirs de décision s’étendent pour travailler dans de bonnes conditions et atteindre les résultats escomptés. Sur tous les points, il faut respecter les limites et savoir quand il faut s’en remettre au chef de projet.

Etre dynamique, organisé et savoir bien communiquer

Comprendre la portée du projet, identifier les participants, tenir à jour les coordonnées des personnes-ressources et s'assurer qu’on dispose d'un moyen fiable de communication avec l'équipe mobilisée pour le projet. Aussi, il est essentiel de poser autant de questions que nécessaire dans l’optique de pouvoir exécuter ses responsabilités quotidiennes en toute confiance.

Suivre l'évolution du projet pour s'assurer que l'échéancier est respecté

L’assistant de gestion de projet doit avoir une ligne de communication ouverte avec les participants au projet afin qu'ils puissent l’alerter des problèmes potentiels qu'ils pourraient rencontrer pendant l’avancement du projet.

Adopter la posture d’un chercheur

Car il faut prévoir qu'à un moment donné du projet vous devrez étudier un élément essentiel à son aboutissement. Par exemple, si un fournisseur se retire soudainement du projet, on peut s'attendre à ce que l’on trouve un remplaçant en peu de temps.

Exécuter d'importantes fonctions administratives

Pour l’assistant cela peut comprendre la mise à jour du calendrier du projet, la gestion des procès-verbaux lors des réunions, des appels téléphoniques aux fournisseurs, la réponse aux courriels et la rédaction de rapports d'étapes à l'équipe de projet…